Les véhicules de fonction sont monnaie courante dans les entreprises et sont privilégiés pour les salariés sujets à des déplacements réguliers. Dans ce cas, quel usage pouvez-vous en faire ? Qui est chargé de souscrire une assurance auto ? Qui paie en cas d'amende ou d'accident ? Lyanne répond à vos questions et précise quel usage vous pouvez faire de votre voiture de fonction.
En résumé …
Vous venez de décrocher un nouvel emploi et avez un véhicule de fonction à votre disposition. Quel usage pouvez-vous en faire ? S'il s'agit d'un véhicule de service, son usage est strictement limité au temps et aux déplacements de travail. En revanche, une voiture dite « de fonction » ou « d’entreprise » a un usage généralement plus étendu. Les conditions d'utilisation de votre véhicule de fonction sont définies par le contrat de travail. Tous les véhicules à moteur, et donc en particulier les voitures de fonction, doivent être protégés par une assurance auto. La responsabilité de l’assurance revient, soit à l'entreprise, soit à l’agence de location en charge de la gestion de la flotte. Les franchises en cas d'accident sont réglées par l’entreprise tandis que les amendes sont à la charge du conducteur.
Voiture de fonction : quel usage pouvez-vous en faire ?
Tout d’abord il s’agit de déterminer sous quelle dénomination ce véhicule vous est confié.
Est-ce un véhicule de service ? Sachez, dans ce cas, que son usage est strictement limité au temps et aux déplacements de travail.
Une tolérance est parfois admise pour vos trajets domicile-travail, mais n’espérez pas davantage.
Si, en revanche, votre contrat de travail fait mention d’une voiture « de fonction » ou « d’entreprise », alors son usage est généralement plus étendu. Vous pouvez, alors, être autorisé à l’utiliser pour vos déplacements personnels, les week-ends ou pendant vos congés.
A noter que le contrat de travail doit définir très clairement cet usage privé. En effet, l’usage d’un véhicule de fonction constitue un avantage en nature concédé au salarié. De cette manière, la nature et les limites de cet avantage entrent dans votre rétribution. Les conditions d’utilisation de votre véhicule de fonction sont définies par le contrat de travail.
En tant qu’avantage en nature, la voiture de fonction a des répercussions fiscales. Il occasionne, en effet, deux prélèvements supplémentaires, à savoir les charges sociales salariales et l’imposition sur le revenu. La voiture de fonction représente donc une perte de salaire directe.
Il est, donc, judicieux de calculer le coût fiscal que représente cette voiture de fonction et de le comparer avec les indemnités kilométriques que vous toucheriez en effectuant vos déplacements avec un véhicule privé.
Les conditions d’entretien d’un véhicule de fonction sont également définies par le contrat de travail du salarié ou par le règlement intérieur de l’entreprise. Le salarié peut, donc, être amené à assurer lui-même les rendez-vous d’entretien du véhicule. En revanche, le coût de l’entretien du véhicule reste à la charge de l’entreprise.
Voiture de fonction : les droits et devoirs
Votre employeur n’a pas l’autorisation de connaître votre passé de conducteur. Il n’a donc pas le droit, par exemple, de vous demander un Relevé d’Information Intégral, lui permettant d’accéder à toutes les informations liées à votre permis de conduire : bonus malus, nombre de points restant, validité du permis, infractions commises, stages de sensibilisation à la sécurité routière… Ce document n’est, en effet, communicable, qu’au titulaire du permis et à certaines autorités.
De même, l’employeur n’est pas autorisé à effectuer de prélèvement sur salaire pour régler les contraventions. Il peut, en revanche, vous demander l’autorisation d’installer une puce de géolocalisation dans le véhicule. Elle doit, cependant, pouvoir être facilement désactivée lors des usages privés.
Ce n’est qu’en fin de contrat que vous rendrez votre voiture de fonction. Elle ne pourra, ainsi, ni vous être retirée en cours de licenciement, ni pendant la période de préavis.
Voiture de fonction : qui doit l'assurer ?
Pour tout véhicule, l’assurance auto est obligatoire. Les voitures de fonction ne font donc pas exception, votre entreprise ou l’agence de location devront donc l’assurer.
C’est justement l’article L211-1 du Code des Assurances qui le rappelle : «toute personne physique ou toute personne morale autre que l’État, dont la responsabilité civile peut être engagée en raison de dommages subis par des tiers résultant d’atteintes aux personnes ou aux biens dans la réalisation desquels un véhicule est impliqué, doit, pour faire circuler celui-ci, être couverte par une assurance garantissant cette responsabilité. »
Généralement l’assurance d’une voiture est à la charge de son propriétaire. Dans le cas d’une voiture de fonction, la responsabilité de l’assurance revient donc soit à l’entreprise, soit à l’agence de location en charge de la gestion de la flotte de véhicules.
Voiture de fonction : quelles sont les garanties pour l’assurance ?
L’assurance auto d’une voiture de fonction présente les mêmes garanties que celle d’une assurance voiture classique. C’est un véhicule comme les autres, qui peut être protégé selon différents niveaux.
L’entreprise aura ainsi le choix entre :
-une formule au tiers : seuls les dommages causés à autrui seront pris en charge
-une formule intermédiaire : les dommages causés au véhicule par un incendie, un vol, une catastrophe naturelle seront pris en charge
-une formule tous risques : c’est la formule la plus couvrante qui permet de prendre en charge tous les dommages causés au véhicule de fonction.
Si vous vous servez de votre véhicule pour faire du covoiturage, il existe des protections spécifiques.
L’assurance voiture de fonction en cas d’accident
En cas d’accident, les franchises sont réglées par le souscripteur du contrat d’assurance. Elles sont donc payées par l’entreprise en cas d’accident d’une voiture de fonction. Seuls les accidents imputables à une faute lourde du salarié pourront lui être facturés, c’est-à-dire les accidents commis dans le but de nuire à l’entreprise.
Qu'en est-il des week-ends et jours fériés ?
Généralement, l’employé dispose du droit d’user des bénéfices de la voiture de fonction dans un cadre personnel (week-ends, congés, jours fériés). Par conséquent, si un accident dont il serait responsable survient pendant ces périodes, les franchises seront généralement à la charge de l’employeur.
Véhicule de fonction : qui est redevable de l’amende ?
En ce qui concerne les amendes,en 2017, la loi sur la justice au 21e siècle a obligé les entreprises à fournir le nom du conducteur en cas d’infraction commise par un salarié au volant d’un véhicule de société.
L’employeur est tenu de fournir les coordonnées du conducteur responsable de l’infraction dans un délai de 45 jours à compter de la date d’envoi ou de remise de la contravention.
Par ailleurs, si l’employeur refuse de dénoncer son salarié, il s’expose à une amende, à moins de prouver un vol ou une usurpation des plaques d’immatriculation du véhicule.
L’amende encourue est celle prévue pour les contraventions de 4e classe, dont le montant peut atteindre jusqu’à :
-750€ en cas d’employeur personne physique.
-3 750€ pour un employeur personne morale.
Ces règles sont entrées en vigueur depuis le 1er janvier 2017.
Comme avec votre véhicule personnel, soyez prudent ! Des réflexes sont à prendre pour assurer la sécurité de tous et notamment concernant le téléphone au volant ou le transport du chien en voiture.
Quel régime fiscal pour les voitures de fonction ?
Les véhicules de fonction constituent des avantages en nature et sont dont imposés en tant que revenu additionnel.
Quel est le mode de calcul retenu ?
Il revient à l’employeur de procéder à l’évaluation de la valeur du véhicule. Il peut choisir entre 2 types d’évaluation :
-en fonction de la valeur réelle,
-forfaitaire.
Évaluation de l’avantage véhicule par la valeur réelle
Si votre entreprise est propriétaire du véhicule, il convient d’additionner :
-l’amortissement (20% du prix d’achat TTC si la voiture a moins de 5 ans et 10% si elle a plus de 5 ans) ;
-la prime d’assurance auto ;
-le coût de l’entretien.
L’avantage en nature constitue donc la somme de ces éléments à laquelle s’ajoutera le prorata du kilométrage réalisé par le salarié rapporté au kilométrage total du véhicule. Enfin, s’ajouteront les frais de carburant pris en charge par l’employeur.
En revanche, dans le cas d’un véhicule de location, ne seront pris en compte que :
-le coût de la location ;
-la prime d’assurance ;
-le coût de l’entretien.
Évaluation de l’avantage véhicule par évaluation forfaitaire
Il se calcule en pourcentage et tient compte :
-de la valeur d’achat TTC du véhicule ;
-de la date d’achat ;
-de l’éventuelle prise en charge des frais de carburant par l’employeur.
Ainsi si le véhicule appartient à la société, le forfait est de :
-9% du coût d’acquisition TTC du véhicule s’il a moins de 5 ans et que le carburant n’est pas pris en charge ;
-12% du coût d’acquisition TTC du véhicule s’il a moins de 5 ans et que le carburant est pris en charge ;
-6% du coût d’acquisition TTC du véhicule s’il a plus de 5 ans et que le carburant n’est pas pris en charge ;
-9% du coût d’acquisition TTC du véhicule s’il a moins de 5 ans et que le carburant est pris en charge.
Si en revanche, la société loue le véhicule, le forfait est de :
-30 % si le carburant n’est pas pris en charge.
-40 % si le carburant est pris en charge.
